El arte de la facilitación virtual

Fuente: blogs.iadb.org – Escrito por Kyle StrandĀ –Ā Fernanda Camera

Piensa en la última reunión a la que asististe que fue realmente productiva, eficiente y entretenida. Es posible que ni siquiera hayas notado que el facilitador estaba activamente utilizando diferentes técnicas durante la sesión para lograr ese resultado. Ese es precisamente el papel de un facilitador: crear un espacio seguro en el que los participantes puedan expresarse plenamente y aprovechar al mÔximo la oportunidad de interactuar entre ellos. Puede parecer fÔcil o sencillo, pero requiere mucho trabajo intencional, incluyendo:

  1. Planificar con anticipación:dedicar tiempo a comprender el contexto, prever desafíos potenciales y sentirse mÔs seguro con la tarea en cuestión.
  2. Entender a la audiencia:familiarizarse con quienes estarƔn en la sala y cuƔles son sus necesidades, intereses y expectativas.
  3. Establecer resultados y objetivos:es de suma importancia establecer objetivos claros y plantearse cómo se medirÔ el éxito de la sesión.
  4. Estar plenamente presente en la sesión:interpretar activamente el ambiente de la sala y ajustar el plan y los objetivos según las necesidades del grupo en el momento.

 ¿En qué se diferencian las reuniones presenciales y virtuales?

Presencial vs. virtual para el facilitador

Cuando una reunión ocurre en persona, el facilitador generalmente se encuentra en una posición destacada fÔcilmente identificable por el grupo. Esto crea una dinÔmica diferente a la de una reunión virtual, donde el facilitador aparece como una cara mÔs en un recuadro en la pantalla, lo que hace que sea mÔs difícil captar pistas sutiles relacionadas con el lenguaje corporal e interpretar el ambiente de la sala en tiempo real. En un espacio virtual también es complejo facilitar un evento con muchos participantes, especialmente cuando se excede la capacidad de la pantalla para acomodar a todos en una sola vista. En contraste, la digitalización de eventos unidireccionales (paneles, actuaciones, conferencias, etc.), permite eliminar todas las barreras de participación ya que es posible tener un tamaño de audiencia casi ilimitado.

Presencial vs. virtual para los participantes

En un espacio virtual, las personas tambiĆ©n pueden estar presentes de manera diferente a como estĆ”n acostumbradas en un espacio fĆ­sico. Muchas personas trabajan desde sus hogares e invitar a compaƱeros profesionales a su entorno privado podrĆ­a resultarles incómodo. Por supuesto, siempre hay pros y contras. Es posible que sea mĆ”s fĆ”cil para algunos expresarse porque que se sienten ā€œprotegidosā€ por la pantalla, mientras que para otros puede resultar complejo ā€œleerā€ a los demĆ”s. AdemĆ”s de eso, la interacción grupal se torna menos orgĆ”nica ya que se dificultan las intervenciones durante una discusión debido a las limitaciones tecnológicas, como por ejemplo, los sistemas de sonidos en las computadoras que son unidireccionales y que permiten una sola voz a la vez; esto limita los comentarios espontĆ”neos, las reacciones a los demĆ”s y las iteraciones sobre las ideas de otros participantes.

El acto y el arte de la facilitación en un espacio virtual

Para que el facilitador sea capaz de crear y mantener el espacio virtual, es muy importante que sea intencional y explícito, vocalizar cosas que quizÔs no diría en un entorno presencial y apoyarse en la naturaleza digital de la reunión. Estamos tratando de crear una experiencia de reunión nativamente digital, lo que permite que el facilitador aproveche las herramientas que los participantes tienen a su disposición al estar frente a sus computadoras y abrazar la realidad de estar juntos en línea.

En los Ćŗltimos aƱos, donde gran parte del mundo se ha reunido en espacios virtuales con frecuencia, han nacido muchas modalidades de facilitación diseƱadas para ese contexto, como resultado de la experiencia acumulada al utilizar herramientas como Teams y Zoom. Por ejemplo,Ā el Chat Waterfall, o Chatterfall, comoĀ se le llama en el Instituto de Liderazgo Transformacional de la Universidad de Georgetown. Esta actividad estĆ” diseƱada para brindar a todos los participantes en una reunión en lĆ­nea la oportunidad de compartir sus sentimientos o ideas y entender las de los demĆ”s. Para realizar esta actividad, el facilitador proporciona al grupo un mensaje que incita a la participación, por ejemplo: ā€œĀæQuĆ© fue lo mĆ”s interesante durante nuestra reunión de hoy?ā€œ, e instruye a los participantes a escribir una respuesta de una palabra en el chat, pero sin presionar enviar. Una vez que todos han escrito su palabra, es decir, despuĆ©s de 30 segundos, el facilitador cuenta hasta 3 y todos presionan enviar al mismo tiempo, transformando la ventana de chat en una cascada de texto figurativa. Con una reunión de 4 personas, puede que no sea muy impactante, pero cuando 20 o 50 personas lo hacen a la vez, es realmente algo para experimentar. Luego, el facilitador revisa la lista resaltando algunas de las respuestas e invitando a los participantes a repasarla tambiĆ©n desde sus pantallas.

Otro gran ejemplo de una modalidad nativamente digital es la que llamamos Show & Tell, que es utilizada para iniciar una sesión porque crea un espacio para que cada participante ponga su voz en la sala y comparta algo sobre sí mismo. El facilitador les da a todos 2 minutos para encontrar algo cercano que los conecte con el propósito de la reunión. Esto puede ser una imagen, un libro, un recuerdo en su escritorio o cualquier cosa que permita contar una historia rÔpida que se vincule con el evento. Después de que los participantes hayan encontrado sus artículos en 2 minutos (sí, es posible), se invita a cada participante a sostener su artículo frente a la cÔmara y explicar su significado y cómo el objeto los conecta con el propósito de la reunión. Al permitir que todos compartan su explicación, esta modalidad crea conexiones entre los participantes y enfatiza el propósito de la reunión en una manera personal.

MƔs herramientas, tƩcnicas y consejos

Muchas modalidades tradicionalmente presenciales también pueden transformarse fÔcilmente en modalidades virtuales, especialmente con la amplia gama de herramientas de reunión virtual disponibles, como Miro y Mural, así como las diversas funcionalidades presentes en plataformas como Zoom, Teams y Google Meet.

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